KVKK Aydınlatma Metni Nedir? Nasıl Hazırlanır?
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenlemektedir. Aydınlatma, veri sorumlusu için bir yükümlülük olduğu kadar veri sahibi açısından da bir haktır.
Kişisel verilerin işlenmesi aşamalarında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi olmazsa olmaz bir şart olarak karşımıza çıkmaktadır. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinde 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. Maddesinin yanı sıra Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğe de uygun hareket edilmesi gerekmektedir.
Aydınlatma Yükümlülüğünün Kapsamı
Aydınlatma yükümlülüğü kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişilerin uymakla yükümlü olduğu bir sorumluluktur. Kişinin talebi aranmamakla birlikte açık rıza yahut kanunda düzenlenen başkaca şartlardan ayrı olarak yerine getirilmesi gerekmektedir.
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi noktasında Kanunun 4. maddesinde yer alan genel ilkelere uygun hareket edilmiş olmalıdır. Buna göre veri sorumlusu hukuka ve dürüstlük kuralına uygun, doğru ve güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalı, verileri mevzuatta öngörülen ve amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza etmelidir.
Aydınlatma Yükümlülüğü Gereği Bilgi Verilecek Hususlar
Kanun 10. Maddesinde veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenlerken asgari olarak hangi hususlarda ilgililere bilgilendirme yapılması gerektiğini düzenlemiştir.
- Veri Sorumlusunun veya Varsa Temsilcisinin Kimlik Bilgileri
Veri sorumlusu veya temsilcisinin aydınlatma esnasında kimlik bilgilerini ve kendisi ile iletişim kurulmasını sağlayacak bilgileri açıklaması gerekir.
- Kişisel Verilerin İşlenme Amacı
Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin işlenme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekmektedir. Buna göre genel geçe ve muğlak ifadelere yer verilmemeli, ileride meydana gelmesi ihtimal dahilinde olan ancak henüz meydana gelmemiş muhtemel amaçlar için kişisel verilerin ileri bir tarihte işlenebilir olduğuna dair fikir uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.
- Kişisel Verilerin Kimlere, Hangi Amaçla Aktarılabileceği Hususu
Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken kişisel verilerin aktarılmasının amacı ve aktarımın yapılacağı kişilerin kimler olduğu hususunun açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Aktarımın yapılacağı kişiler iş ortakları, üreticiler, tedarikçiler, hissedarlar olabilir.
Ancak aktarım yapılırken kanunla belirlenen açık rızanın alınması, aktarımın yapıldığı taraf yurt dışında ise verilerin korunması konusunda ilgili ülkede gerekli önlemlerin alınıp alınmadığı gibi kurallara uygun hareket edilmelidir.
- Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kanunun 5. ve 6. maddeleri kişisel verilerin işlenme şartlarına ilişkin düzenleme yapmaktadır. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken de bu kişisel veri işleme şartlarından hangisine dayanılarak kişisel veri işlendiğinin açıklanması gerekmektedir. Verilerin ne şekilde toplandığı da ayrıca açıklanmalıdır.
- İlgilinin Kanunun 11. Maddesinde Sayılmış Olan Diğer Hakları
Kanunun 11. maddesinde sayılan haklar aydınlat yükümlülüğünü yerine getirirken veri sorumlusunun bunları yazılı olarak bir formda sayması yahut ilgili kanun maddesine atıfta bulunması gerekmektedir. Ayrıca Kanunun 7. Maddesinde yer alan hususlar çerçevesinde her ilgili kişi kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini ve diğer talep haklarını veri sorumlusuna iletebilecektir.
Mobese Kayıtları ve Aydınlatma Yükümlülüğü
KVKK madde 28, Kanunun bazı hükümlerinin uygulanamayacağı faaliyetleri düzenlemektedir. Maddede yer alan faaliyetler kapsamında kişisel verilerin işlenmesi durumunda aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin düzenlemeyi içeren 10. Madde uygulama alanı bulmayacaktır. Mobese kayıtları da kamu güvenliği amacıyla, suç işlemenin önlenmesi, suç soruşturmasının yapılması amacıyla işlenmekte olup bu durumda aydınlatma yükümlülüğü söz konusu olmamaktadır.
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi
Aydınlatma yükümlülüğü sözlü, yazılı olarak, ses kaydı ile, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanmak suretiyle yerine getirilebilecektir. Bu yöntemlerden herhangi biri kullanılarak yükümlülük yerine getirilebilir.
Veri sorumlusu internet sitesinde yayınlayacağı bir yazı ile yahut ilgili kişiye aydınlatmaya ilişkin bir ses kaydını dinleterek, bina girişinde yazılı bir metni yayınlayarak aydınlatma yükümlülüğüne uygun hareket etmiş olacaktır.
Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanmalıdır?
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinde hangi yöntem tercih edilirse edilsin öncelikle aydınlatma metninin yazılı olarak hazırlanması fayda sağlayacaktır. Kullanılan dil herkesin anlayabileceği şekilde açık ve yalın bir anlatıma sahip olmalıdır.
Veri sorumlusu öncelikle işlenecek verilerin neler olduğunu eksiksiz olarak tespit etmelidir. Akabinde bunların işleme amaçlarını detaylandırmalıdır. Yurt içi veya yurt dışına aktarım yapılmasına ilişkin özel hususları yukarıda belirtmiştik. Buna uygun bilgilendirmenin de yükümlülük kapsamında aydınlatma metninde yer alması gerekmektedir. Kanunun 11. Maddesine uygun olarak atıf yapılmalı ve ilgili kişi bilgilendirilmelidir.
Aydınlatma yükümlülüğü kişisel veri işleyen veri sorumluları bakımından önemli bir sorumluluk olup doğru ve eksiksiz olarak yerine getirilmesi önem arz etmektedir. Bu nedenle de aydınlatma metni hazırlanması işlemlerinde kişisel veriler alanında uzman bir avukattan yardım almak ve ilgili mevzuat çerçevesinde uzman avukat tarafından hazırlanmış aydınlatma metni ile ilgilileri bilgilendirmek veri sorumlularının faydasına olacaktır.
